JAKARTA, IN.ID | Pengelolaan kontrak dalam supply chain merupakan komponen penting untuk memastikan keberhasilan bisnis apa pun. Dengan memiliki serangkaian proses dan prosedur yang jelas untuk menegosiasikan dan mengelola kontrak, bisnis dapat mengurangi risiko dan konflik yang muncul di antara para pihak.
Dengan komunikasi dan kolaborasi yang tepat di antara para pemangku kepentingan. Perusahaan dapat menciptakan kesepakatan yang saling menguntungkan yang akan membantu menjalankan operasi secara efisien sambil tetap mematuhi peraturan yang terkait di dalamnya.
Manajemen kontrak harus dimanfaatkan sebagai bagian dari strategi rantai pasokan yang komprehensif karena kontrak untuk mengoptimalkan biaya dengan tetap mempertahankan standar kualitas.
Tambahannya, Pengelolaan kontrak bernuasa hal hal yang berkaitan masa depan. Dan merupakan aktualisasi dari consensus para pihak yang punya preferensi yang berbeda.
Pengelolaan kontak merupakan “jarring pengaman” bagi semua pihak yang terlibat. Artinya dengan kontrak maka proses semakin lebih raping ( lean), cost saving, meningkatkan tingkat kejelasan hubungan lebih baik antara supplier dan buyer dan sebagai proses area improvement
Dengan kontrak secara praktek, tentu saja kita mampu melakukan proses menegosiasikan, melaksanakan, dan mengelola kontrak.
Termasuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko, maksimalkan peluang, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum. Sehingga dengan pengelollan kontrak dapat menciptakan nilai bagi organisasi membantah mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan meningkatkan kinerja
Proses Pengelolaan Kotrak paling tidak ada empat fase:
1. Tahap sebelum pemberian kontrak: Tahap ini mencakup kegiatan seperti mengidentifikasi calon supplier, menentukan ruang lingkup pekerjaan, mengembangkan dokumen penawaran, melakukan proses penawaran, dan pemberian kontrak.
2. Fase pelaksanaan kontrak : Fase ini mencakup aktivitas seperti memantau kinerja supplier, mengelola perubahan kontrak, dan menyelesaikan perselisihan.
3. Fase sesudah pemberian kotrak: Fase ini mencakup aktivitas seperti melakukan penutupan dan penghentian, pengarsipan dokumen, dan pembelajaran .
4. Fase administrasi kontrak : Fase ini mencakup aktivitas seperti memelihara catatan akurat dari semua komunikasi dan dokumentasi terkait kontrak.
Hal Positif dan Negatif Manajemen Kontrak
Manajemen kontrak adalah proses membuat, menegosiasikan, melaksanakan, dan memantau kontrak. Ini melibatkan semua aspek kontrak dari awal sampai akhir.
Di sisi pro, memiliki sistem manajemen kontrak yang baik dapat menghemat waktu dan uang perusahaan dan dapat membantu menghindari perselisihan dengan pemasok atau pelanggan . Sisi negatifnya, manajemen kontrak dapat menjadi proses yang memakan waktu dan rumit. Makanya, penting juga untuk memiliki seseorang di perusahaan yang memiliki pengetahuan tentang hukum untuk mengawasi prosesnya.
Sehingga sebagai masukkan kapan menerapkan sistem manajemen kontrak atau tidak, perlu mempertimbangkan pro dan kontra dengan hati-hati. Pertimbangkan kebutuhan dan sumber daya perusahaan sebelum mengambil keputusan.
Perkembangan Masa Depan Pengelolaan Kontrak
Realitanya manajemen kontrak telah menjadi bagian yang semakin penting dari manajemen rantai pasokan. Ketika dunia bisnis menjadi lebih mengglobal dan kompleks, maka kontrak sangat strategis perananya dalama mengikuti irama dari proses Supply Chain tadi. Seiring dengan munculnya tehnologi blockchain maka pengelolaan kontrak harus mampu berdaptasi dengan menghilangkan kebutuhan kertas dan mengurangi resiko penipuan. Bidang lain di mana pengelolan kontrak bisa bersinergi yang saaat ini sedang berkembang yaitu di bidang kecerdasan buatan (AI). AI dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi risiko dan peluang dalam kontrak. Itu juga dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa aspek manajemen kontrak, seperti pembuatan dan analisis dokumen.
Penerapan pengelolan Kontrak
Ada berbagai cara untuk menerapkan manajemen kontrak dalam rantai pasokan . Salah satu metode yang umum adalah
1. Menunjuk seorang manajer kontrak
Tanggung jawabnya adalah mengawasi semua aspek kontrak, mulai dari negosiasi hingga implementasi dan pemantauan kinerja. Leibh ideal lagi manager kontrak mempunya tim yang akan bertanggung jawab untuk mengelola kontrak. Tim ini harus menyertakan individu yang memiliki pengetahuan tentang rantai pasokan dan aspek hukum kontrak. Setelah tim terbentuk, mereka dapat mulai bekerja untuk menegosiasikan dan menyusun kontrak dengan pemasok.
2. Menggunakan perangkat lunak
Penerapannya adalah proses manajemen kontrak menggunakan perangkat lunak yang dapat mengotomatisasi dan merampingkan proses. Banyak platform perangkat lunak yang menawarkan berbagai fitur dan opsi, sehingga kitab isa memeilih yang mana yang sesua dengan kebutuhan pengelolaan kebutuhan perusahaan.
Poin penting sebelum menyepakati kontrak apa pun perlu mengetahui barang atau jasa apa yang dibutuhkan, jumlah yang dibutuhkan, jangka waktu pengiriman, dan spesifikasi lainnya. Setelah ini dapat mulai menegosiasikan persyaratan dengan pemasok .
Setelah kontrak ditandatangani, penting untuk memantau kinerja supplier guna memastikan mereka memenuhi kewajibannya berdasarkan perjanjian, dengan cara melakukan pengecekan secara berkala tentang kemajuan supplier, pemeriksaan barang atau jasa yang diterima, dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.
