JAKARTA, IN.ID | Tujuan utama dalam Supply Chain adalah bagaimana menyeimbangkan sisi Responsif kepada Customer dan sisi Efektif dalam pengelolaan fungsi fungsi fisik (Pengadaan, Warehouse, Produksi, Distribusi dan support system (finance, IT, HR, GA ). Maka dalam pengadaan barang dan jasa sebagai bagian dari fungsi fisik SCM juga punya tanggung jawab melakukan proses yang efektif. Salah satu peran dalam pegadaan barang jasa adalah membuat keputusan yang tepat dalam menyusun Harga Perkiraan Sendiri/Owner’s Estimate ( HPS/OE).
Mengembangkan perkiraan biaya yang andal sangat penting untuk perencanaan, penganggaran, dan manajemen program yang realistis. Kenyataannya di lapangan para pelaku penyusun HPS/OE menpunyai keterbatasan Panduan mengenai proses, prosedur, dan praktek untuk memastikan perkiraan biaya yang dapat diandalkan.
Tujuannya panduan HPS/OE ada dua untuk mengatasi praktik terbaik yang diterima secara umum untuk memastikan perkiraan biaya yang andal (berlaku baik di pemerintahan dan dunia industri) dan untuk menyediakan hubungan terperinci antara perkiraan biaya dan Earned Value Management (EVM). Kedua elemen tersebut peranannya sangat penting karena sebagai petunjuk untuk menetapkan garis dasar yang realistis dan mengelola risiko. Sehingga Panduan Biaya untuk membantu mereka menilai (1) keandalan estimasi biaya program untuk tujuan anggaran dan pengambilan keputusan, dan (2) status program menggunakan EVM.
Panduan HPS/OE menguraikan langkah-langkah kunci dalam proses estimasi biaya: tujuan, ruang lingkup, dan jadwal estimasi biaya; deskripsi dasar teknis; struktur rincian kerja (Work Breakdown Structure-WBS); aturan dasar dan asumsi; pengumpulan data; memperkirakan metodologi; sensitivitas dan analisis risiko; mendokumentasikan dan mempresentasikan hasil; dan memperbarui perkiraan dengan biaya aktual.
Panduan HPS/OE ini juga mencakup informasi tentang EVM; komposisi tim estimasi biaya yang kompeten; perkiraan biaya perangkat lunak; dan praktik terbaik untuk analisis alternatif. Selain itu, HPS/OEsebagai panduan audit dan validasi perkiraan biaya. HPS/OE memandu menemukan jebakan yang terkait dengan estimasi biaya dan EVM bagi permintaan anggaran yang tidak realistis—seperti ketika risiko tidak diperhitungkan dalam pendekatan logis untuk memperkirakan biaya.
Panduan HPS/OE ini untuk menetapkan metodologi yang konsisten berdasarkan praktik terbaik yang dapat digunakan untuk mengembangkan, mengelola, dan mengevaluasi estimasi biaya program/proyek. Panduan HPS/OE menyajikan praktik terbaik yang terkait dengan pengembangan perkiraan biaya berkualitas tinggi yang andal dan praktik terbaik yang terkait dengan manajemen biaya program yang efektif menggunakan manajemen nilai yang diperoleh (EVM).
Sebelum HPS/OE menjadi salah satu persyaratan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa terutama dalam kaitannya dengan penetapan pemenang pengadaan barang/jasa, maka yang menjadi ‘acuan’ adalah barang/jasa yang diperoleh melalui proses ini harus mencerminkan harga yang wajar dan dapat dipertanggung-jawabkan.
Pengertian “Harga yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan” pada dasarnya merupakan rumusan yang abstrak, karena setiap orang terutama pelaku pengadaan dapat menafsirkannya dalam berbagai versi, tergantung pada perspektif, pengalaman, dan latar belakang pendidikan serta motivasi masing-masing pihak, sehingga dalam implementasinya sering terjadi perbedaan pendapat, terutama antara pengguna (user) barang/jasa dengan Auditor/aparat pengawasan.
Ada sebagian pihak yang memandang bahwa “harga yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan” adalah harga yang paling murah dari suatu barang/jasa, apapun kualitas barang tersebut. Namun demikian, tidak sedikit yang berpendapat bahwa “ harga yang Fungsi tehnis Pedoman HPS/OEwajar dan dapat dipertanggung jawabkan diartikan sebagai harga “barang/jasa” yang paling efisien dalam konteks pada saat pengadaan dan selama masa operasional/masa hidup (life time) dari barang/jasa tersebut.
Oleh karena itu, perlu dibuat satu tolok ukur dari pengertian “harga wajar dan dapat dipertanggungjawab kan” sehingga setiap pelaku pengadaan mempunyai pola pikir dan acuan yang sama, yang disebut Harga Perkiraan Sendiri (HPS) atau Owners Estimate (OE).
HPS/OE adalah perkiraan biaya atas kegiatan barang/jasa yang dikalkulasikan secara keahlian. Namun demikian, dalam prakteknya, penyusuna HPS bukan suatu hal yang mudah dilakukan, bahkan cenderung menjadi handicap, karena pada dasarnya HPS/OE menjadi tolok ukur sejauh mana effisiensi dan eketifitas dari suatu proses pengadaan barang/jasa dapat dimulai National Estimating Society-USA mendefinisikan “perkiraan biaya” sebagai seni memperkirakan (the art of approximating) kemungkinan besarnya biaya yang diperlukan dalam suatu kegiatan dengan mendasarkan atas informasi yang tersedia pada saat itu.
Hal ini berarti bahwa dalam menyusun perkiraan biaya perlu dilakukan pengkajian atas biaya kegiatan terdahulu sebagai masukan, serta melihat masa depan, memperhitungkan dan mengadakan perkiraan atas hal-hal yang akan atau mungkin terjadi. Dalam kaitan ini perkiraan biaya merupakan salah satu unsur penting dalam penyelenggaraan proyek/kegiatan. Pada taraf pertama digunakan untuk mengetahui besarnya biaya yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan/ kegiatan, dan pada taraf berikutnya (dengan spektrum yang lebih luas, terkait dengan perencanaan dan pengendalian sumber daya yang dimiliki dalam rangka melaksanakan dan mencapai tujuan proyek. Dalam konteks pengadaan barang/jasa, perkiraan biaya tersebut dituangkan dalam bentuk HPS/ OE.
Secara tehnis, fungsi pedoman HPS/OE dalam pengadaan barang/jasa digunakan sebagai alat untuk :
1) Menilai kewajaran total harga dari penaw ara n yang disam paika n penye dia baran g/jasa besert a rinciannya.
2) Menetapkan besarnya nilai jaminan penawaran dari supplier barang/jasa,
3) Menetapkan tambahan nilai jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang dinilai terlalu rendah (kurang dari 80 % dari nilai OE). Walaupun demikian tidak berarti dapat dijadikan bahan untuk menggugurkan jaminan penawaran.
4) Acuan bagi penetapan harga satuan timpang ( untuk pelelangan dengan kontrak harga satuan ) di mana salah satu atau lebih komponen/item pekerjaan nilai penawaran harganya lebih besar dari 110 % rincian HPS/OE.
5) Patokan dalam hal seluruh penawaran di atas pagu anggaran tersedia.
6) Menjadi bahan dalam perhitungan penyesuaian harga (eskalasi).
7) Acuan bagi negosiasi harga, apabila pengadaan barang/jasa menggunakan metoda pemilihan langsung/ penunjukkan langsung, serta pengadaan jasa konsultansi (dengan metoda apapun).
