Diasuh oleh; Sutomo Asngadi, SS, MM
(Consultant/Executive Trainer Strategic Supply Chain, Logistics, Export Import dan Procurement Management)
JAKARTA, IN.ID | Pergudangan mengacu kepada kegiatan melibatkan penyimpanan dari barang-barang sehingga menjadi suatu system terhadap material yang tersedia dan kapan saja siap dibutuhkan.
Dengan kata lain, pergudangan berarti menyimpan barang dalam jumlah yang tertentu dalam suatu waktu dari penyimpanan setelah pembelian atau pada saat proses produksi sampai digunakan untuk penjualan kepada pelanggan.
Pergudangan merupakan salah satu penunjang penting dalam perdagangan dan proses produksi. Pergudangan ini menciptakan utilitas waktu dengan yang menjembatani dari sisi jeda waktu di antara produksi dan konsumsi dari barang.
Tujuan manajemen yang efektif dan efisien dari setiap organisasi mengharuskan semua elemen beroperasi secara efektif dan efisien sebagai unit/fasilitas usaha kecil individu dan bersama sebagai sebuah terintegrasi utuh perusahaan.
Demikian juga di seluruh rantai pasokan, pergudangan merupakan elemen penting dari aktivitas dalam distribusi barang, mulai dari bahan mentah dan barang dalam proses hingga produk jadi.
Pergudangan memerlukan komponen dalam menjalankan setiap aktifitasnya dalam hal sumber daya manusia dan fasilitas dan peralatan diperlukan, dimana komponen ini akan mempengaruhi secara langsung di itu pasokan keseluruhan rantai pasokan.
Desain atau pengelolaan sistem gudang yang tidak memadai akan membahayakan pencapaian dalam rangka melayani pelanggan dan menjaga level stok, agar tidak mengeluarkan biaya tinggi.
Fungsi gudang digunakan oleh para produsen, importir, eksportir, grosir, transportasi bisnis, bea cukai, dll.
Fungsi pokok pergudangan adalah fokus kepada pengelolaan ruang dan waktu. Porsi management ruang melibatkan pemiliharaan yang membutuhkan biaya gudang tersebut.
Komponen manajemen waktu mencakup tenaga kerja yang terlibat dalam penanganan bahan karena mereka bergerak di dalam dan keluar dari itu gudang.
Empat kategori yang berpengaruh terhadap biaya gudang
1. Handling/Penanganan. Semua biaya yang terkait dengan pemindahan pemasukan dan pengeluaran produk dari Gudang. Komponen terbesarnya adalah tenaga kerja yang digunakan untuk menangani produk yang bergerak melalui gudang tersebut. Ini termasuk menerima, meletakkan, memesan pemilihan, dan pemuatan. Kegiatannya termasuk tenaga kerja untuk re-warehouse, repackage, atau memperbaharui/service produk yang rusak. Penanganan juga mencakup semua biaya yang terkait dengan peralatan yang digunakan untuk menangani produk di gudang, seperti penyusutan biaya peralatan, dan biaya bahan bakar, atau pun listrik.
Biaya penanganan lainnya adalah mencakup pemeliharaan alat angkut truk, perlengkapan operasi, dan biaya pembuangan sisa sampah produksi.
2. Storage/Penyimpanan. biaya-biaya yang harus dikeluarkan perusahaan berkaitan dengan penyimpanan persediaan di Gudang dalam waktu tertentu. Biaya termasuk barang-barang yang idle. meliputi : biaya sewa gudang, perawatan dan perbaikan bangunan, listrik, gaji personel keamanan, pajak atas persediaan, pajak dan asuransi peralatan, biaya penyusutan dan perbaikan peralatan.
3. Biaya administrasi operasi. Biaya-biaya tersebut dikeluarkan untuk mendukung operasional Pusat distribusi. Menutup fasilitas akan menghilangkan biaya ini. Termasuk adalah biaya untuk jalur pengawasan, kegiatan klerikal, informasi teknologi, persediaan, dan pajak.
4. Biaya administrasi umum. Biaya yang tidak dikeluarkan untuk biaya pergudangan seperti baiay manajemen umum, non-operasional staff.
Kebutuhan Pergudangan untuk organisasi perusahaan
Pergudangan adalah diperlukan karena alasan:
1. Produksi Musiman – Contohnya Komoditas pertanian yang dipanen pada musim tertentu, tetapi konsumsi atau penggunaannya berlangsung sepanjang tahun. Oleh karena itu, perlu adanya penyimpanan atau pergudangan yang tepat untuk komoditas ini, sebagai persiapan pasokan bila diperlukan.
2. Permintaan Musiman – Ada barang tertentu, yang diminta secara musiman, seperti pakaian wol di musim dingin atau payung di musim hujan. Atau produk-produk untuk konsumsi hari raya atau pergantian tahun baru.
3. Produksi Skala Besar – Dalam hal barang manufaktur ada kalanya pihak management melakuakn strategi make to stock karena ingin mendapatkan keuntungan dari sisi lot sizing. Produsen juga memproduksi barang dalam jumlah besar untuk menikmati manfaat dari produksi skala besar, yaitu lebih skala ekonomis. Sehingga produk jadi yang diproduksi dalam skala besar perlu disimpan dengan baik sampai mereka dibersihkan oleh penjualan.
4. Pasokan setia setiap saat – Contohnya barang pertanian sifatnya musiman tetapi diperlukan dan sepanjang tahun dan dikonsumsi di seluruh negeri. Oleh karena itu, penting untuk menyimpan barang-barang dekat tempat dari konsumsi dan tersedia sepanjang waktu. Maka barang-barang tersebut adalah dibuat tersedia setia setiap saat ke itu konsumen.
5. Produksi Berkelanjutan – Produksi barang secara terus menerus di pabrik membutuhkan cukup pasokan mentah bahan. Maka otomatis dibutuhkan selalau ada stock pengaman di Gudang yang cukup untuk memastikan terus menerus produksi.
6. Stabilisasi Harga- Untuk menjaga kewajaran di tingkat harga barang-barang di pasar maka perlu melakukan penyimpanan yang memadai di dalam gudang. Kelangkaan di dalam pasokan barang dapat membuat harga naik di pasar. Sebaiknya, kelebihan pasokan produksi juga dapat menyebabkan penurunan harga produk. Sehinga fungsi Gudang adalah menjaga keseimbangan pasokan barang yang pada akhirnya akan terjadi stabilisasi harga.
Faktor permasalahan yang mempengaruhi Pergudangan
1. Stabilitas pasar dan basis produk:
Potensi pasar dan pertumbuhan produk secara jangka akan mempengaruhi keputusan tentang ukuran dan lokasi fasilitas gudang, termasuk ruang untuk perluasan di masa depan.
Pertimbangan ini juga akan berdampak pada kebutuhan dari sisi potensi fleksibilitas, yang pada gilirannya dapat mempengaruhi keputusan pada tipe dari gudang dan tingkat dari teknologi menjadi digunakan.
2. Jenis Material yang akan ditangani:
Bahan yang ditangani dapat mencakup bahan mentah, barang dalam proses produksi (WIP), suku cadang, bahan kemasan dan barang jadi. Lebih lanjut termasuk juga dari sisi jenis bahan, ukuran, berat, masa pakai produk, dan karakteristik lainnya. Atau skala satuan yang akan ditangani dapat berkisar dari barang-barang kecil individu melalui kotak karton, penyimpanan khusus wadah untuk cairan, drum, karung, dan muatan palet. Persyaratan khusus untuk untuk material yang peka suhu dan kelembaban mungkin juga harus dipenuhi untuk menghidari kerusakan
3. Tingkat teknologi:
Pendukung di dalam pergudangan adalah bagaimana Gudang bisa mengikuti perkembangan jaman dalam hal ini adalah perlu kiranya Gudang disupport oleh penggunakan tehnology informasi ( WMS). Caranya dengan melakukan instalasi system dan tehnologi tinggi di Gudang sehingga adanya perubahan proses dari manual ke proses mekanis sampai proses otomatis dan robotik. Keputusan berkaitan dengan instalasi Tehnologi Informasi dipengaruh oleh:
• Seluruh strategis pemasaran perusahaan atau kebijakan pekerjaan,
• Pertimbangan budget keuangan perusahaaan ,
• Dalam rangka pemenuhan servel level yang tinggi kepada pelanggan.
4. Pilihan Unit Load:
Pilihan unit load atau yaitu kapan menggunakan pallet, pallets, roll or cage pallets, tote bins, wire bin container, dan rolling cart dan lain lain . Maka dari sisi strategi pilihan unit load ini adalah pilihan yang tepat dari penanganan peralatan dan jenis dari system penyimpanan. Di dalam kontek yang lebih luas akan mempengaruhi proses operasi pengangkutan dan proses bongkar muat dan pemanfaatan kendaraan.
(bersambung)
